8 questões importantes na organização de eventos corporativos

[Por  Panratos, 24/11/2016]
A preparação de um evento corporativo exige muita organização e atenção aos detalhes. Eventos bem-sucedidos contam como acertos a entrega de produtos e serviços adequados ao público para o qual foi organizado. Para ter êxito nessa área, é preciso, portanto, conhecer profundamente os convidados. Uma publicação do blog da Copastur listou oito pontos importantes que são fundamentais para um evento corporativo ter sucesso. Confira a seguir as dicas.
PLANEJAMENTO
O primeiro passo a ser definido são as metas a serem atingidas com a promoção do evento. Qual é o propósito da ação? Quais e que tipo de resultados a empresa espera alcançar? Com as respostas em mãos, é possível seguir em frente e estabelecer mais detalhes.
ORÇAMENTO
Itens ou serviços solicitados com antecedência podem representar um custo significativamente menor para a organização do evento. Nesse sentido, deixar tudo para a última hora implica em desperdício de dinheiro. Além disso, para não extrapolar o orçamento, é preciso acompanhar os gastos com atenção. Tome nota de todas as tarifas dos serviços.
CALENDÁRIO
Preparar um calendário de prazos é fundamental para não se perder no recebimento dos serviços, produtos e até mesmo participantes. Quanto à data de realização do evento em si, defina algumas possibilidades ao invés de apostar em uma única alternativa. Novas questões podem aparecer no meio do caminho e comprometer a realização do evento em determinado dia.
FORNECIMENTO
Nesse ponto, a vantagem aparece quando se opta por uma empresa especializada. Todo o material ou serviço que, de fato, tornará o evento possível depende da qualidade do que será entregue pelos fornecedores. Conheça previamente bons fornecedores e conte com uma rede de contatos atualizada.
COMUNICAÇÃO
A comunicação do evento deve começar, no mínimo, 40 dias antes da data de realização. A estimativa, de acordo com a publicação, pode variar conforme o porte do evento. O sucesso da ação depende, obviamente, da presença dos convidados. Portanto, avise com antecedência.
TECNOLOGIA
Inovação é o que mais pode surpreender os convidados em um evento. Use alternativas criativas que apostem em ferramentas tecnológicas, uma das opções mais utilizadas para oferecer experiências aos participantes. O uso de aplicativos e outros mecanismos também é uma boa forma de gerar engajamento do público.
ACOMPANHAMENTO
Acompanhe cada passo planejado e não descuide de itens importantes no dia da realização do evento como segurança dos arranjos elétricos e montagem do cenário, por exemplo. Caso atrações estejam presentes na programação, é preciso dar atenção aos ensaios – que devem constar no cronograma. A organização nesse ponto pode evitar dores de cabeça desnecessárias.
FEEDBACK
A etapa de feedback após o evento é o que promove o relacionamento da empresa com os participantes. Caso haja conteúdo nas redes sociais, esse é um bom canal para publicar vídeos e fotografias. Dessa forma, é possível avaliar de forma mais próxima a percepção dos convidados em relação ao evento, seja positiva ou negativa.