A Eventbrite Brasil, plataforma online de gerenciamento de eventos elaborou uma check list para o dia “D” do evento, que vai facilitar a vida de muitos organizadores.
Seja qual for o tipo de evento, esportivo, meetup, tech, cursos, palestras, ao ar livre, etc, quando o dia “D” chega qualquer imprevisto pode acontecer. Esse check list pode evitar alguns desses imprevistos e salvar os meses de trabalho dedicados no planejamento, negociação com fornecedores e todo o cuidado de cada detalhe. Afinal, organizar eventos não é uma tarefa fácil.
A checklist é dividida em três blocos: Logística (espaço, fornecedores e serviços); Ativação (comunicação e redes sociais); e Indoor (participantes, palestrantes, atrações etc). Confira:
Logística
1. Durante a manhã, telefone para o local do evento e confirme que está tudo em ordem para a realização;
2. Entre em contato com os responsáveis pelas equipes de segurança, check-in e limpeza para confirmar horários e posições;
3. Confira o caixa inicial da bilheteria na porta do evento, caso haja uma;
4. Confirme que todas as instalações de sinalização e decoração foram realizadas;
5. Destaque um ponto de atendimento exclusivo para participantes com problemas de cadastro.
Ativação
6. Envie e-mails ou notifique os seus participantes de seu evento lembrando-os do encontro que acontecerá mais tarde. Na Eventioz/ Eventbrite, essa funcionalidade é automática;
7. Atualize as redes sociais lembrando que o dia do evento chegou, incluindo mapa e orientações sobre como chegar ao evento;
8. Atualize as redes sociais com os acontecimentos e fotos de seu evento durante as primeiras horas. Isso mostra que ele está acontecendo e atrai outros participantes.
Indoor
9. Chegue com antecedência ao local e certifique-se de que os equipamentos de áudio, vídeo e o Wi-Fi estão funcionando;
10. Imprima os crachás dos convidados caso tenha feito essa opção; de preferência, inclua também suas @ no Twitter;
11. Carregue a bateria de sua câmera fotográfica e de vídeo;
12. Distribua a senha do Wi-Fi para os participantes;
13. Ligue para os palestrantes e apresentadores confirmando suas participações;
14. Confira se todos os materiais de divulgação e dos patrocinadores estão organizados e prontos para serem entregues;
15. Revise o press-kit junto com a assessoria de impressa. Disponibilize o material para os jornalistas;
16. Oriente o fotógrafo para pedidos específicos;
17. Destaque uma pessoa para acompanhar o serviço de catering;
18. Imprima ou separe um roteiro de perguntas que serão feitas aos palestrantes;
19. Monitore o tempo de apresentação de cada participante;
20. Organize um ponto para a emissão e distribuição dos certificados de participação.
Por último, aproveite seu evento para divulgar seus patrocinadores, promover o networking e vender os seus serviços!