[Por Exame, 06/08/2016]
Segundo dados da ABEOC Brasil (Associação Brasileira de Empresas e Eventos), estima-se que a indústria de eventos no Brasil movimenta mais de R$ 200 bilhões todos os anos, quase 5% do PIB brasileiro. O número, que continua a crescer, quintuplicou em 12 anos. Com o avanço da ciência e novas tecnologias, torna-se fundamental reunir especialistas, pesquisadores, críticos e profissionais de diferentes áreas no intuito de promover ideias inovadoras e buscar soluções para pautas urgentes. Desde fóruns até feiras de inovação, eventos deste tipo já são parte do calendário anual de muitos países – inclusive do Brasil. Pode-se citar, por exemplo, o Congresso de Ciência do Desporto e Educação Física dos Países e Educação Física dos Países de Língua Portuguesa – que ocorre em 6 países – e a Mostra de Pesquisa em Ciência e Tecnologia Devry Brasil, presente simultaneamente em 12 cidades e 10 mil participantes.
Todo o processo de organização destes acontecimentos precisa ser minunciosamente elaborado e adaptado tanto para atingir o objetivo principal do que está sendo proposto quanto para dialogar com os públicos que comparecerão. Neste ponto, o mercado de eventos abre espaço para quem está no “backstage” e garante que o setor em questão continue firme mesmo em tempos de crise econômica. Em outras palavras: eis a chance de investir neste nicho e transformá-lo em negócio.
Uma startup vem chamando atenção quando o assunto é facilitar a organização e realização de eventos: a Even3. Criada para atender uma demanda específica – a de eventos científicos, destacou-se por atender diferentes perfis dentro da área que vão desde professores, pesquisadores e estudantes universitários até diretores de instituições privadas e equipes de TI que lidam com inovações tecnológicas para o setor.
Um primeiro ponto a ser considerado como positivo é o fato de que a ferramenta não tem taxa de instalação ou configuração. Caso o evento seja pago, a startup cobra apenas uma pequena comissão sobre cada inscrição. Os organizadores ganham tempo, recebendo trabalhos sem planilhas desnecessárias, trocas de e-mail ou avaliação manual.
Organização é a “alma” do negócio
Uma das características do eventos científicos e acadêmicos é a complexidade de sua organização. Isso porque, além da infraestrutura, faz-se necessário pensar no tema, no formato (que pode variar entre feiras, exposições, mesas-redondas, conferências, jornadas etc.), levantamento de custos e lista de palestrantes, basicamente. E é neste “basicamente” que se encontra o desafio maior: conciliar o tempo disponível com todas as tarefas indispensáveis. Neste ponto, o auxílio de quem já conhece tais eventos e atua no mercado com soluções práticas e efetivas também se torna fundamental.
A plataforma criada pela Even3, por exemplo, realiza boa parte dos processos ligados à metodologia do evento em si (como ele irá ser organizado, de fato, e quais os processos envolvidos). Para além dos aspectos funcionais – como gerenciamento da lista de convidados, fichas cadastrais e formas de pagamento, também há necessidade de uma contribuição mais detalhada quando se trata da concretização do evento em questão. É desta demanda que surge o diferencial.
“Organizar as submissões e avaliações de trabalhos científicos, disponibilizar os anais e periódicos online, controlar o credenciamento e emissão de certificados, gerenciar inscrições online com diversas formas de pagamento (PagSeguro, Cielo, PayPal, GRU) e gerenciar a programação do evento com informações de palestrantes e programação científica são elementos complexos que exigem tempo e alto nível de administração”, enfatiza Cláusio Barbosa, sócio da empresa. Reunir todos estes processos em uma única ferramenta colaborativa e sem dependência de setup ou equipe de TI resultou na Even3 e sua efetividade no ramo de eventos acadêmicos e científicos.
Com diversas universidades, empresas, e associações utilizando a plataforma, neste mês foi ultrapassada a marca de 100 mil usuários ativos. “Pelo fato de ainda não termos 2 anos de funcionamento, este resultado nos surpreendeu. Isto é o resultado de muito esforço, comprometimento”, afirma Cláusio Barbosa, cofundador da Even3. Ele também enfatiza que a maior parte dos eventos ocorre nas regiões norte e nordeste – com destaque para Acre, Mato Grosso e Ceará, respectivamente, entretanto, há estratégias elaboradas para abranger o sudeste do país e, principalmente, o estado de São Paulo.
Resultados: e depois do evento?
Toda a estratégia organizacional e cuidado com os detalhes serão inexpressivos se, ao comparar os resultados atingidos com os de outras edições do evento, nenhuma melhoria for detectada. Mensurar o que foi obtido e quais objetivos não apenas foram atingidos, mas também superados comprova a efetividade de quem ficou responsável por “fazer acontecer”.
A VII Mostra Devry Brasil contou com os serviços da Even3. O evento tem por objetivo apresentar e fomentar trabalhos científicos voltados para tecnologia, além de reunir pesquisadores e especialistas da área junto do público participante que integrará diferentes atividades ao longo da programação. A startup, junto dos responsáveis pela mostra, teve como desafio gerenciar mais de 10 instituições simultaneamente, garantindo automatização de processos tanto do setor financeiro quanto o de conteúdo – com publicações sobre o evento no âmbito online. Como parte dos resultados positivos pode-se citar o aumento de 69% no número de inscritos e de 111% no número de atividades.
A eficiência é fruto de diversos fatores, incluindo a oportunidade. Tratando-se de startups, conseguir vaga em processos de aceleração que garantam não apenas o desenvolvimento do projeto, mas também o contato com investidores e outros empreendimentos inovadores no mercado pode ser considerado como uma primeira vitória. A Even3, por sua vez, foi uma das 40 empresas – entre 1.450 – selecionadas pela SEED, uma das principais aceleradoras da América Latina.