Memória de curto prazo é um mal que afeta a indústria de Eventos

[Maxpress, 11/11/2014]
Caso você tenha conhecido um profissional há mais de 3,2 anos, provavelmente o seu cartão de visitas esteja obsoleto, pois este é o prazo médio de permanência de emprego no Brasil, de acordo com a Pesquisa Mensal de Emprego do IBGE. Este e outros fatores, fazem com que a indústria de eventos enfrente o grande desafio de manter a sua rede de contatos de negócios viva e atualizada, a fim de que não perca o histórico de relacionamentos construído com muito esforço, e fique falando sozinha.
Em 2013, o Brasil sediou 590 mil eventos, 95% deles nacionais e metade realizada na região Sudeste, com a participação total de 202,2 milhões de pessoas, segundo estudo contratado pelo Sebrae em parceria com a Associação Brasileira de Empresas de Eventos (ABEOC Brasil). Segundo o mesmo estudo, o volume de recursos movimentado pela indústria de eventos no Brasil mais que quintuplicou em 12 anos.
Estes dados dão a medida do aquecimento e concorrência do setor. Um evento envolve um processo de comunicação intenso que abrange desde a divulgação através press releases, envio de press kit, conquista de patrocínio, credenciamento, inscrições, até o atendimento a expositores. Neste cenário denso, a precisão da informação configura um diferencial competitivo importantíssimo, pois significa acessar o público certo na hora certa. Surge então a pergunta do milhão: Como refletir nas informações corporativas o ritmo da rotatividade de mercado?
O Etransport é um congresso bienal de transportes organizado pela Fetranspor, que enfrenta de maneira madura este desafio do setor. ‘Para a Fetranspor, ter uma base de dados atualizada é de fundamental importância. Queremos estar seguros de que as nossas publicações chegarão aos públicos a que se destinam e precisamos nos manter conectados aos nossos stakeholders’ diz Verônica Abdalla, Gerente de Comunicação e Eventos da Fetranspor – Federação das Empresas de Transportes de Passageiros do Estado do Rio de Janeiro. ‘Bienalmente, realizamos o Etransport, maior congresso sobre transporte de passageiros da América Latina, e um mailing list confiável é uma ferramenta essencial para o sucesso de um evento desse porte. Por isso, a Maxpress tem sido uma grande ajuda’, completa a p rofissional.
Junto com a equipe da Fetranspor, a Maxpress realizou um trabalho de saneamento, padronização, parametrização e complementação do banco de dados de contatos corporativos da entidade. Todos os dados são exclusivamente trabalhados para atender as necessidades específicas da empresa e do setor de atuação. Os registros foram armazenados em um sistema online, também parametrizado a partir da necessidade da cliente, que permite a elaboração de mailings e extração de arquivos de saída em formato de etiqueta, catálogo de e-mails e relatórios em Excel. A plataforma tecnológica permite ainda o planejamento e o registro de todas as ações de relacionamento, o que proporciona a gestão do conhecimento das relações, sem que ela se perca com a saída de um ges tor, por exemplo. Para endereçar a manutenção da conectividade com stakeholders citada por Verônica Abdalla, e que o cadastro corporativo não seja deteriorado, existe um processo contínuo de atualização das informações, resultado de um planejamento anual que recebe como insumos a sazonalidade do setor, o calendário de ações de relacionamento e a criticidade dos stakeholders.
O principal benefício de um serviço especializado em gestão de base de dados corporativa, suportado por Tecnologia, é a segurança para o profissional de Comunicação de que as ações de relacionamento vão encontrar os seus públicos de interesse. Vence-se a etapa do ‘se’ as pessoas certas serão acessadas, para dar lugar à execução da estratégia de relacionamento.