Cases do Programa de Qualidade ABEOC Brasil: Andrade Eventos

Há dez anos no mercado, a empresa que surgiu timidamente no interior da Paraíba é hoje referência em qualidade e confiabilidade. A Andrade Marketing & Eventos apostou no Programa de Qualidade ABEOC Brasil, em parceria com o Sebrae, para manter a credibilidade e expandir cada vez mais o negócio. Implementou um sistema de gestão integrada, elaborou a cadeia de valores da empresa, passou a utilizar o conceito de Uso da Capacidade Instalada e está trabalhando na criação de uma escola para formação de fornecedores e prestadores de serviço.
“Estamos nos empenhando para atender as novas demandas do mercado de eventos. Os parâmetros do Selo de Qualidade ABEOC Brasil trouxeram muitas provocações para a Andrade M&E, de forma que pudemos melhorar as nossas práticas e processos”, garante o gerente Allan Sales.

Para dar mais visibilidade ao negócio, logo nos primeiros anos de atividade a Andrade Eventos migrou a matriz do município de Campina Grande para a capital João Pessoa. Conquistou com isto muito mais do que esperava e atualmente é líder de mercado na Paraíba. É referência na realização de eventos técnico-científicos, corporativos e associativos, além de organizar feiras, congressos e festivais (gastronômicos e para exposição). Atua em todo o mercado nordestino, já tendo organizado grandes eventos em estados vizinhos. Em Campina Grande mantém um posto de apoio, que garante as atividades no interior do estado.
A empresa também investiu na contratação de uma consultora de gestão estratégica de negócios, especializada em desenvolvimento de soluções. Conjuntamente, decidiram implementar um sistema de gestão integrada, com foco na administração de processos. Todos os colaboradores puderam participar da leitura de mercado e sugerir práticas que sincronizaram a estrutura de trabalho, de forma que todos passaram a se comunicar e produzir de forma integrada.
“Este trabalho nos fez revisar a intenção estratégica da Andrade M&E e criar uma estrutura de negócio para servir à missão da empresa, que é manter a satisfação de clientes e fornecedores”, explica a consultora Juliana Nobrega. Com isto foi elaborada a Cadeia de Valores, que analisa as atividades primárias (de produção) e as de apoio, e identifica quais geram valor ao produto da empresa. Este processo resulta no reconhecimento dos papeis de cada um e garante que todas as tarefas, rotinas e funções sejam otimizadas e concentradas para que todos agreguem valor.

Evento realizado para o Sebrae

Feito isto, a equipe da Andrade Eventos estabeleceu mudanças substanciais na gestão de pessoas. Começaram pela definição do organograma, com a descrição dos cargos e competências; instituíram um conselho consultivo, com membros internos e externos (consultora), com o intuito de discutir o planejamento estratégico de médio e longo prazo; os funcionários passaram a ser consultados semanalmente em reuniões para debate sobre a política de qualidade e também aplicação de feedbacks; e um novo colaborador foi contratado para desafogar os demais.
Esta última medida, a de contratação, foi determinada a partir do desenvolvimento da Matriz de Uso da Capacidade Instalada. Trata-se de um sistema que analisa as demandas de serviços e avalia a complexidade de cada evento. Por meio disto é possível calcular a necessidade de contratação de colaboradores fixos e temporários. Atualmente, a empresa conta com seis funcionários. No entanto, há eventos em que a equipe de prestadores de serviços pode chegar a trinta pessoas. A Matriz de Uso da Capacidade Instalada permite que a empresa defina o quanto é capaz de produzir com a estrutura existente, em relação à área física e número de colaboradores. “O desenvolvimento desta Matriz foi de grande importância, pois evitou a sobrecarga dos funcionários efetivos e, por consequência, uma possível perda do nosso padrão de qualidade”, pontua o gerente.
Workshop com prestadores de serviços

Paralelo a estas ações, estão sendo realizados workshops para a capacitação dos prestadores de serviço. A última edição da oficina focou nos profissionais de recursos humanos e atendimento ao cliente, com enfoque na inteligência emocional destes colaboradores. O objetivo é promover pelo menos quatro encontros por ano, para alinhar a lógica da empresa entre todos e assim manter o padrão de qualidade. Futuramente será criada a Escola de Fornecedores Andrade M&E, na qual será aprimorado também o nível de serviço dos fornecedores e parceiros. As aulas serão ministradas por funcionários da Andrade Eventos e também por especialistas convidados.
Para a sede em João Pessoa foram adquiridos novos equipamentos (computadores, telefones e dispositivos móveis) de uma marca que não permite o acesso de vírus virtuais. A medida foi tomada para garantir a segurança das informações contidas no sistema interno da empresa, que abriga um extenso banco de dados. Também foi contratada uma empresa especializada em comunicação corporativa, que está administrando as redes sociais da Andrade M&E. Antes as contas no Facebook e Instagran eram atualizadas de forma intuitiva. Agora são conduzidas de maneira estratégica e pontual para a divulgação da imagem e produtos da empresa, assim como para a aproximação e interação com os clientes.
Ainda pensando em aperfeiçoar o relacionamento com os clientes, a empresa vai instituir a aplicação de formulários de satisfação nos eventos realizados a partir de outubro. Desta forma, as informações, sejam críticas ou sugestões, serão cruzadas e examinadas precisamente. Também a partir de outubro, a Andrade Eventos passará incluir portadores de deficiência física na realização dos eventos, numa parceria com a Associações de Deficientes e Familiares da Paraíba (ASDEF).

Programa de Qualidade ABEOC BRASIL e SEBRAE

A Andrade Marketing & Eventos é uma das mais de duzentas empresas que participam do Programa de Qualidade ABEOC Brasil – Qualificação em Gestão e Certificação de Empresas de Eventos, uma parceria com o SEBRAE nacional e apoio da Confederação Nacional do Comércio de Bens, Serviços e Turismo (CNC) e da Federação Brasileira de Hospedagem e Alimentação (FBHA). O Programa oferece uma série estruturada de oficinas e palestras de capacitação, além de consultoria direta para aprimoramento da gestão. O lançamento nacional foi realizado em março de 2013. Após o módulo de capacitação, o Programa também prevê a certificação através do Selo de Qualidade ABEOC Brasil, a partir de agosto de 2014, com auditorias da ABNT (Associação Brasileira de Normas Técnicas).
Este case faz parte da série “Cases de Qualidade” que está apresentando exemplos de melhorias e avanços obtidos por algumas das 243 empresas de 12 Estados que participam do Programa de Qualidade ABEOC Brasil em parceria com o SEBRAE.

Portfólio Andrade Eventos

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