Você quer saber como serão os Eventos no Futuro?

[Por Revista Eventos, 25/06/2013]
Olhando para trás, a série de TV Star Trek, que estreou em 1966, pode trazer sentimentos de nostalgia. No entanto, muitas das tecnologias já não são mais representadas pela ficção. Quase 50 anos depois, os emblemas dos comunicadores tornaram-se os dispositivos que chamamos de telefones celulares. Os confrontos que o Capitão Kirk teve com inúmeros estrangeiros na tela de um vídeo agora são possíveis por meio da telepresença. A tradução de voz é em tempo real, aqui e agora. Por ser impossível inventar um dispositivo que possa prever o futuro com 100% de precisão, algumas das mais avançadas empresas líderes e especialistas do setor vislumbraram a reunião do futuro. Abaixo, a opinião sobre o que vem pela frente:
Imediatismo será uma exigência
Apenas seis anos desde que o iPhone foi lançado e a apenas três, desde a chegada do iPad, nestes dias você quase sempre encontrará em uma reunião estes dois dispositivos. Em pouco tempo de existência, eles revolucionaram as formas de viver e trabalhar. “A tecnologia vai mudar as coisas na sociedade em geral e de uma maneira profunda nos próximos cinco anos”, prevê o especialista em tecnologia Corbin Ball.
A maior mudança, diz ele, virá da confluência de duas tecnologias – a móvel e as redes sociais. “Hoje em dia, todo mundo tem um computador em seu bolso que é tão poderoso quanto um computador desktop era há alguns anos”, confirma o especialista. “Graças a smartphones, tablets e os aplicativos móveis que os acompanham, esperamos ser capazes de fazer mais do que nunca fora do escritório. Eles vão facilitar o trabalho de participantes que podem trocar ligações, acessar a internet em qualquer lugar, fazer nomeações, ou passar por um amplo programa educacional e selecionar o que querem.”
Nas dicas de coisas por vir, Ball aponta o mais novo aparelho do Google – o Google Glass. Os óculos podem tirar fotografias, filmar, compartilhar o que o usuário está vendo com outros dispositivos, dar instruções, enviar mensagens, acessar bancos de dados e até mesmo traduzir sua voz em diferentes idiomas. “Você pode ter acesso a todo tipo de informação e ser assistido por todo o processo de comunicação com este dispositivo”, diz Ball.
No futuro, a verdadeira conectividade, confirma o especialista, não será apenas sobre mídias sociais ou a web, o usuário terá acesso a uma quantidade infinita de informação, instantaneamente e sem problemas. Haverá, no entanto, uma desvantagem para este imediatismo. Por ser muito mais fácil em fazer determinadas tarefas, as expectativas para o sucesso também vão subir, diz Terri Breining, fundadora da Encinitas, companhia baseada em breining group. “Poucas pessoas reconhecem os elementos de uma boa reunião, mas todos reconhecem os elementos contrários”, diz ela. “Haverá altas expectativas entre os participantes e uma maior sensibilização e sofisticação.”
“Os planejadores de reuniões hoje precisam fazer a interface com a tecnologia, mas amanhã eles terão de integrá-la em toda a experiência de reunião”, diz David Sibbet, presidente e fundador da The Grove Consultants International, em São Francisco, e autor de Reuniões Visuais: como gráficos, notas e mapas de ideias podem transformar um grupo produtivo. Dominar a tecnologia, no entanto, nem sempre foi uma característica da indústria de reuniões. “Historicamente, a indústria foi atrás da curva no lado técnico”, diz Mike Mason, fundador e CEO da plataforma de reservas de reuniões Zentila Online. “Começamos a abraçar a tecnologia, mas estamos atrasados, e há mais coisas disponíveis que às vezes nem sabemos por onde iremos nos virar.”
Prepare-se para os alto-falantes virtuais
Por meio de reuniões híbridas, muitas organizações sentem-se mais confortáveis do que com o conceito do participante virtual. Mas o que acontece com o palestrante virtual? O futurista David Houle, palestrante e autor do livro The Shift Age, prevê: “Nós vamos ver mais pessoas apresentando algo no ciberespaço. Será muito fácil fazer uma apresentação a partir de qualquer estúdio devidamente equipado. A única parte da equação é desenvolver um nível de conforto para que os participantes possam receber a informação desta forma.”
Corbin Ball diz que as formas pelas quais nos comunicamos visualmente também vai mudar dramaticamente nos próximos 10 anos. “Teremos monitores holográficos, com a capacidade de projeção na forma 3-D e capaz de interagir com as pessoas”, observa ele. “Teremos todos os tipos de formatos de exibição: transparente e flexível. Em 2020, eu acho que a tecnologia display visual será igual ao do olho humano, você será incapaz de distinguir o que é real e o que não é.”
O futuro da comunicação visual em reuniões será parecido. Hoje, temos quadros interativos – smart boards – que permitem que dezenas de pessoas trabalhem no mesmo lado, por exemplo, diz David Sibbet, da The Grove Consultants International. O aumento da conectividade e displays visuais, ele acredita, vai levar a uma maior colaboração entre os participantes e, as reuniões serão apoiadas pelo rico acesso de dados. Nós nunca tivemos isso antes. “Há muitas pessoas lá fora que estão tentando descobrir como olhar para as informações, analisando-as e empacotando-as em tempo real. ”
Do monólogo ao diálogo
No futuro, as reuniões não serão apenas uma forma de comunicação, elas aproveitarão o poder das mídias sociais para expandir a conversa além das paredes da sala e fronteiras. Graças às mídias sociais, Ball acredita, os planejadores confiarão mais no feedback dos participantes do que nunca. “Em vez de cima para baixo, vai ser de baixo para cima”, diz ele. “A mídia social traz tudo isso, e vai exigir mais de quem está falando e o que está acontecendo no local.”
A reunião não será limitada à sala
Olhando para o futuro, a parte mais importante de uma reunião para alguns participantes pode ser as conversas que acontecem fora da sala. O Long Beach Convention e Visitors Bureau está investindo milhões em desenvolvimento de espaços mais abertos e favoráveis à criação de redes. Steve Goodling, CEO e presidente do CVB diz que um ambiente que facilita a colaboração e a ligação entre os participantes vai ser primordial. “A medida em que as pessoas se conectam, elas se unem, e um senso de comunidade se desenvolve”. E acrescenta: “Nós concentramos esforços na criação de instalações que acabam permitindo o encontro de pessoas. Nosso centro de convenções tem espaços de fuga para que as pessoas possam sentar e conversar em grupos menores.”
Goodling também prevê que mais espaços de convenções terão “lugares auxiliares”, onde os participantes podem sentar-se confortavelmente e assistir ou ouvir os oradores, mas também ser capaz de fazer seu trabalho ao verificar e-mails. “Essas áreas serão como estar em casa. As pessoas estão acostumadas a fazer várias tarefas, e você precisa dar a oportunidade de decidir como elas querem fazer isto. ”
David Houle acredita que vai ser crucial para os organizadores ter conteúdo relativo à reunião, e de livre acesso a todos os interessados. “Eu acho que toda entidade que promova uma conferência terá de criar um espaço para que os participantes possam acessar o conteúdo e, assim, acompanhar o conhecimento e a propriedade intelectual que vem deste encontro”, diz ele.
Ele também prevê que, em vez de uma única reunião por ano, as organizações terão reuniões semestrais – algumas inteiramente virtual -, a fim de acompanhar o ritmo dos negócios. Mas o especialista também diz que estes eventos só vai aumentar a importância dos encontros face-a-face.
Mais previsões sobre o futuro de reuniões:
1. Neurociência ajuda a aprender melhor
No futuro, nós vamos usar a neurociência para aprender a melhor forma de criar as reuniões, diz Andrea E. Sullivan, presidente do King of Prussia. No futuro, não será mais suficiente apenas conhecer algo, nosso cérebro tem de ser capaz de reter e aplicar as informações. “Costumo dizer que deixamos a sociedade do conhecimento e entramos na sociedade da aprendizagem”, diz o futurista David Houle.
Sullivan diz que, hoje e no futuro, os planejadores precisam prestar atenção aos cérebros dos participantes. “Eles ficam entusiasmados em passar informações e colaborar com a aprendizagem, mas acabam estressando as pessoas com tantos dados, sobrecarregando seus cérebros que já não conseguem digerir tudo isso. Os planejadores devem considerar fazer as reuniões iniciais no final do dia. A consolidação da memória ocorre durante o sono, quando o cérebro está fazendo sua lição de casa”, diz ela.
2. Engajamento igual à interação
A Marriott Hotels & Resorts está desenvolvendo novas estratégias para o layout da sala de reunião. Peggy Fang Roe, vice-presidente da Marriott International, vem liderando iniciativas e trabalhando com empresas de móveis para escritórios e de design, a fim de reinventar o espaço tradicional do hotel onde acontece a reunião.”Os empreendimentos eram tradicionalmente concebidos para ser uma espécie de espaço definido, onde as pessoas trabalham em seus quartos e comem no restaurante”, explica Roe. “Agora, as pessoas fazem todas essas coisas em todos os lugares.”
Atividades que envolvam todos os sentidos serão fundamentais nas reuniões do futuro, diz Chris Cavanaugh, presidente da Freeman XP. Segundo ele, as pessoas estão interessadas em conteúdo interativo, e você pode torná-lo interessante e divertido. É tudo parte do aprendizado. Os participantes recebem algum tipo de desafio, como a concepção de um aplicativo para um cliente um dia antes de uma conferência. “Esses hackers não estão aparecendo para um prêmio ou dinheiro, pois eles têm uma paixão por criar coisas novas”, explica ele. “Se você tem um público que compartilha esta paixão, você deve desafiá-lo e explorar isso para criar mais envolvimento em todos os níveis.”
3. Vamos comer melhor
“O movimento em direção aos alimentos orgânicos continuarão no futuro”, diz a fundadora da SPIN, Shawna Suckow. No futuro, os planejadores precisam saber exatamente o que está sendo servido e para quem. “Nós vamos precisar de rotulagem de alimentos, contendo ingredientes e contagem de calorias, e precisamos de uma melhor compreensão e sensibilidade para diferentes necessidades alimentares”, acrescenta Suckow. “A comida precisa ser personalizada”, diz Suckow.
4. Sustentabilidade será a norma
“Abraçar o tema sustentabilidade, e não apenas quando se trata de alimentos, diz Christie Hicks, vice-presidente sênior de vendas globais para a Starwood Hotels & Resorts Worldwide. “Daqui para frente, temos que ser ainda mais diligente sobre isso”, diz ela. “Na Starwood, queremos reduzir nosso consumo de energia em 20% e o consumo de água em 20% até o ano 2020. Isso não é para o viajante individual, mas em reuniões em todo o mundo.”
5. Você definitivamente precisa de um passaporte
O mundo ficará menor em poucos anos. Tecnologias virtuais e mídias sociais tornam mais fácil a comunicação entre as pessoas, e a indústria de reuniões vem prestando atenção nos mercados sempre em expansão, principalmente na Ásia e África, dizem executivos dos hotéis Hilton e Starwood.
O futurista David Houle também prevê mais viagens internacionais envolvendo reuniões de trabalho. “Nós também estamos vendo um monte de organizações com sede nos EUA que mostram interesse em ir para novos destinos”, acrescenta. “Viagens transfronteiriças vieram para ficar. Estamos em um palco global da evolução humana.”
6. Retorno sobre o investimento
Independentemente da situação econômica, ainda haverá a necessidade de quantificar ou identificar o valor de qualquer reunião ou evento. “Eu acho que nós vamos usar uma metodologia que nos permite determinar objetivos claros pelo qual medimos o valor de uma reunião”, diz Terri Breining.
Prevendo o futuro:
Abaixo estão listados não só equipamentos, mas toda a infraestrutura necessária em um local de reunião do futuro, feito por especialistas, entre eles membros da Georgia MPI e Shawna Suckow:
1. Não haverá mais projetores ou outros equipamentos ultrapassados em salas de hotel ou centros de conferência;
2. Melhores microfones;
3. Um dispositivo bluetooth ou aplicativo para ajudar na navegação;
4. Conjuntos de sala mais interativos e criativos e arranjos de assento em forma de arquibancada;
5. Um lugar onde as pessoas possam carregar seus dispositivos no centro da sala;
6. Dispositivos sem fio com vida útil da bateria;
7. Melhores opções não-alcoólicas no coquetel;
8. Barras de goma com diferentes sabores para mastigar. Suckow explica: “Está provado que a goma de mascar estimula o cérebro e aumenta a atenção”;
9. A capacidade dos servidores em saber exatamente quais os tipos de restrições alimentares o participante possui;
10. Opções de comidas e bebidas totalmente customizáveis.