[Por  Panrotas, 24/05/2017]
As agências de viagens corporativas possuem uma série de funções e entregam diversas soluções para as empresas que decidem contratá-las para cuidarem de suas viagens. Para que os objetivos traçados dos deslocamentos sejam de fato alcançados, a gestão dos mesmos precisa ser feita de maneira minuciosa.
Com o objetivo de aumentar a produtividade e reduzir custos desnecessários, cada vez mais companhias estão buscando auxílio especializado das TMCs. Elas ajudam em todas as questões relacionadas às viagens a negócios, como nestas sete abaixo.
1. REDUÇÃO SIGNIFICATIVA DE CUSTOS
Muitas acham que é preciso fazer investimentos altíssimos para contratar uma agência de viagens corporativas. Na verdade, o cenário é oposto. Apesar desta terceirização ter um custo adicional, ele é significativamente menor quando comparado às despesas que empresas que não têm este tipo de serviço para o planejamento e execução dos deslocamentos.
Como as TMCs trabalham com grandes demandas, elas possuem um poder de negociação ampliado com seus fornecedores. Muitas, inclusive, firmam parcerias com empresas do setor turístico. Na prática, é possível conseguir tarifas de passagens aéreas e hospedagem mais baixas, além de aluguel de carros, transfer, contratação de seguro, entre outras vantagens.
2. AGILIDADE NA EMISSÃO DE DOCUMENTOS
Em um planejamento de viagens corporativas, é muito importante estar atento à emissão, renovação, prazos e vencimentos de passaportes e vistos. Acontece que muitas corporações deixam essa responsabilidade com o funcionário e, se ele não possui muita experiência, o processo pode se tornar ainda mais lento.
Para isso, a agência é a melhor opção. Seus profissionais treinados sabem exatamente como e o que precisa ser feito para conseguir mais agilidade nestes processos.
3. FERRAMENTAS DE SELFBOOKING
Essas plataformas digitais, oferecidas pelas agências, integram em um único lugar todas as informações e meios necessários para que o próprio colaborador possa planejar sua viagem a trabalho.
Neste recurso, tudo é reservado on-line e personalizado. Além de reduzir custos, é possível ter um melhor controle dos gastos, gerenciamento de fluxos e geração de relatórios de viagem.
4. ATENDIMENTO 24 HORAS
Imprevistos e emergências podem acontecer em qualquer lugar. Quando se trata de um funcionário em um deslocamento a trabalho, o cuidado precisa ser ainda maior. Como é ele quem está representando a empresa, seu bem-estar e segurança são responsabilidades da companhia.
Uma TMC comprometida oferece suporte 24 horas do dia, sete dias por semana, onde quer que a pessoa esteja. Nesses casos, antes da viagem acontecer, o colaborador recebe um número de telefone que deve entrar em contato, caso alguma urgência surja.
5. CONTROLE DETALHADO DE GASTOS
Com tantos custos variáveis em uma viagem corporativa, não é tarefa fácil controlá-los com perfeição. As agências possuem sistemas que permitem a emissão de relatórios gerenciais muito precisos sobre os gastos de cada viagem feita. Neles, é possível também classificar as despesas por tipo, colaborador ou prestador de serviço.
6. SERVIÇOS DE CONSULTORIA
Muitas TMCs também oferecem um trabalho de consultoria em gestão de viagens. Com a ajuda de profissionais da área, as empresas podem analisar dados prévios, tomar decisões precisas e traçar estratégias promissoras em relação ao alcance dos objetivos estabelecidos para cada deslocamento.
7. PRODUTIVIDADE E FOCO DOS GESTORES
A empresa, ao delegar a preparação e execução a uma agência especializada, terá uma série de soluções atendidas e que facilitarão o dia a dia de seu funcionamento. Com isso, seus gestores estarão também mais focados e produtivos em outras questões da companhia.
Sem as tarefas burocráticas e que demandam bastante tempo de um planejamento de viagem a trabalho, os travel managers poderão ocupar-se com outras atividades e responsabilidades.