9 formas de reduzir os gastos com eventos corporativos

[Por  Panrotas, 23/08/2016]
Quem trabalha com eventos corporativos sabe o quão trabalhoso é pensar em todos aspectos, desde escolher o lugar até o conteúdo e uma forma de garantir o retorno para a empresa. E mais difícil ainda é fazer tudo isso economizando o quanto for possível.
Sabendo da importância do tema, a TMC Flightline, expert no assunto, resumiu nove dicas essenciais para as companhias levarem em conta na hora de planejar um evento. O objetivo é enquadrar tudo em um orçamento justo e, ao mesmo tempo, ganhar em qualidade e não sair perdendo financeiramente. Confira:
ESCOLHENDO LOCAL E DATA
Escolher o local e o dia certos para um evento pode parecer simples, mas é desafiador com um orçamento limitado. Uma dica para isso é evitar datas muito concorridas em uma cidade que já tenha mais acontecimentos naquele momento. Privilegie as datas fora de temporadas, não coincidindo com feiras ou congressos, e o preço base já poderá ser um pouco menor.
DEIXE UMA SOBRA PARA AS URGÊNCIAS
É comum que problemas técnicos aconteçam na última hora, e soluções emergenciais saem sempre mais custosas que as habituais. Por isso, é indicado deixar uma parte do orçamento já separada para essas eventualidades. Se nada acontecer, melhor ainda, você terá economizado esse dinheiro.
BUSQUE DESCONTOS COM MÚLTIPLAS COMPRAS
Como em qualquer mercado, mais unidades de uma compra podem render um preço menor por cada uma. Se sua empresa tem vários eventos previstos para determinado período, busque a negociação conjunta para todos eles, ganhando escala e obtendo descontos. Isso vale para hotéis, fornecedores, tecnologia ou outro assunto.
APROVEITE-SE DE TAXAS FIXAS
Usuários constantes de serviços como hotéis e voos ganham taxas preferenciais a longo prazo, e é bom tirar vantagem delas. Se vai ser necessário hospedar diversos funcionários em um hotel, peça esse benefício a ele. Sua TMC também pode ajudar a buscar acordos do tipo com hotéis e companhias aéreas, já que muitas vezes fazem negociações para diversos clientes.
REGISTRE TUDO
Não estamos falando de papel e caneta, mas sim de planilhas, softwares ou outras soluções de controle de gastos. Não importa o tamanho do orçamento, guardar os registros torna mais fácil localizar itens em que se pode economizar e analisar a evolução dos custos ao longo do tempo.
FLEXIBILIDADE NAS DATAS E LOCAIS
Fazer questão de data e local específicos para os eventos pode custar mais, em especial se forem períodos e regiões bastante concorridos. Esteja aberto a uma margem de datas e a escolher uma sala alternativa, por exemplo.
COMUNICANDO DA MANEIRA CORRETA
Como em outros segmentos de negócios, comunicar da maneira correta pode fazer a diferença em uma negociação para realizar eventos. Evite acordos verbais, formalize tudo e, assim, a margem para mal-entendidos deixa de existir. Além disso, utilizar meios eletrônicos não só soa mais moderno para seus parceiros e convidados como ainda gera economias com impressão e é mais ecológico.
OBSERVE O HISTÓRICO DE AUSÊNCIAS
Sempre há quem fure nos eventos. E você acaba pagando por eles também. Por isso é importante manter um registro histórico do número de participantes, pessoas mais e menos frequentes e, assim, acertar o número de convidados – ou ao menos se aproximar mais dele. Não só para fins de lugares na área do evento, mas também para o consumo de bebidas e alimentos.
NEGOCIE, NEGOCIE E NEGOCIE
Não é uma novidade, mas sempre vale a pena lembrar do valor da negociação. Peça descontos, estude condições e, mesmo se a redução não chegar no valor considerado ideal, uma diminuição parcial já é uma economiza a ser contabilizada. Ou então, tente compensar nos serviços complementares. Se o valor da locação é inegociável, talvez um wi-fi grátis seja possível. No caso de hotéis, tente tirar taxas de check-out mais cedo que o previsto, ou busque tarifas promocionais para grupos. Sempre há alguma alternativa.