Interrupções ameaçam eficacia dos eventos

[Por Sergio Junqueira Arantes, Revista Eventos, 31/05/2015]
Pesquisa especialmente encomendada para Conferências Warwick revela que interrupção durante eventos não é apenas irritante, pode reduzir significativamente a sua eficácia, diz Rachael Bartlett, autor do relatório Warwick Conferênces’Value Satisfaction.
Todos nós já tivemos a experiência. Você está em uma reunião com colegas, fornecedores ou clientes. O clima é positivo e focado e você está fazendo progresso. De repente, a atmosfera é quebrado pelo barulho de trabalhos de construção ou grandes vozes de uma multidão no corredor. Ou a lentidão do WI-FI paralisa sua apresentação no momento mais importante, ou um membro do pessoal interrompe para dizer que você precisa de uma pausa para o seu café ou almoço.
Talvez um par de colegas chegue tarde por causa de problemas de viagem, perturbando a reunião em um momento importante. Ou alguém explica que agora tem que sair mais cedo por razões semelhantes.
Faz parte do meu trabalho de viajar pelo mundo e visitar espaços para eventos, bem como conversar com os líderes de uma grande variedade de organizações sobre as suas necessidades quando se trata de eventos. Eles todos me dizem que a ruptura em reuniões de negócios é um problema muito comum. Como uns especialistas em espaços para eventos e por nosso trabalho na Universidade de Warwick decidimos tomar uma abordagem baseada em evidências para identificar os efeitos que as interrupções têm sobre as eventos e o que pode ser feito para minimizá-los. Para fazer isso, encomendamos uma pesquisa independente.
Quase todos (91%) delegados, gestores e organizadores de eventos pesquisados concordam que encontrar um espaço com o mínimo de distrações é importante, enquanto 78% dos delegados que eram chefes executivos, diretores executivos e donos de empresas considera muito importante. Dois terços (63%) dos delegados e gestores pensam que um bom espaço para eventos podem fazer toda a diferença para o sucesso de uma reunião.
Nós também descobrimos que 90% dos entrevistados acreditam que é importante que um espaço de reuniões de negócio não tenha distrações de hóspedes não-comerciais. Quase metade (46%) dos delegados recentemente participou de eventos em locais onde eles encontraram hóspedes não-comerciais. 79% estão insatisfeitos com o serviço ao cliente nos últimos 12 meses.
Um quarto (26%) dos que já participaram de eventos em espaços de uso misto dizem que suas eventos foram interrompidas por não-hóspedes de negócios ou atividades não afins. Um cliente disse-nos como um evento que tinha realizado no meio da semana em uma sala polivalente, tinha sido interrompido por uma festa de casamento estridente.
Quando se trata de manter as interrupções no mínimo e melhorar a concentração do delegado, a equipe desempenha um papel fundamental. Dois terços (65%) acha que a equipe local é fundamental para um espaço se destacar. No entanto, nos últimos 12 meses, quase a metade (43%) disseram que ficaram desiludidos pelo mau serviço ao cliente e com a equipe dos espaços para eventos. Os funcionários em espaços polivalentes precisam entender claramente a diferença entre uma reunião de negócios e uma recepção de casamento ou festa de aniversário de 21 anos.
Alimentos e bebidas, se não forem tratados corretamente, podem prejudicar um evento também. De acordo com nossa pesquisa, 80% dos organizadores de evento dizem que uma alimentação adaptada é a sua prioridade número um. Sanduíches encaracolados ou croissants encharcados não tem apenas um aspecto desagradável, eles têm um efeito negativo sobre os níveis de energia dos delegados e da eficácia de um evento.
A comida deve ser nutritiva e variada, com proteínas e vegetais preparada, a fim de minimizar esse o sono pós-almoço.
Misturar convidados sociais e de negócios também pode ser uma perturbação considerável. Um em cada cinco diz que os intervalos em locais multiusos são muito longos – mais de três vezes mais do que aqueles que dizem que já teve este problema em um espaço dedicado.
Estes podem soar como pequenas coisas, mas, nossa pesquisa independente e minhas conversas com clientes demonstram, é importante não dar de ombros a interrupções como uma parte aceitável de conferências de negócios. Rupturas insignificantes e momentâneas, mesmo que breves, se multiplicam, levando a níveis mais baixos a satisfação dos delegados, prejudicando a eficácia do evento e, em última instância, um decepcionante retorno sobre o investimento.
Focalizada e eficaz
Cinco maneiras de minimizar a disrupção
1. Escolha o local certo
Certifique-se que seu espaço é dedicado a eventos de negócios e que o pessoal e as instalações são adequados. Você não quer tentar gerir as seus eventos em torno de festas de casamento e homens desacompanhados.
2. Comunique-se com a equipe do local
Certifique-se o pessoal do espaço sabe exatamente o que você precisa. Isto significa comunicar suas necessidades de forma eficaz com o pessoal que estará apoiando o evento no dia, bem como os vendedores que você lidar com antecedência. O pessoal do catering e outros serviços devem estar cientes de que este é um encontro de negócios e não um evento social. Se surgem problemas, é preciso solucioná-lo imediatamente. Verifique se você tem acesso fácil a alguém que possa tomar medidas necessárias.
3. O mais importante é o local de trabalho
A área exterior e recepção de um espaço pode parecer impressionante, mas e as próprias salas de eventos? Você precisa certificar-se de que as áreas em que você estará trabalhando são espaçosas, calmas e privadas, bem como que tenham a iluminação e temperatura certa.
4. Verifique o entorno da sala do evento
Sua sala de evento pode ser propícia ao trabalho, mas como é sua vizinhança imediata? O ruído de fundo é um das maiores pesadelos para delegados e uma das principais causas de perturbação. Perturbações relacionadas com o ruído podem incluir trabalhos de construção, produtos de limpeza, o público e tráfego. Veja como prevalente isto é, quando você visita um espaço de evento.
5. Considere o catering
Boa comida não só mostra aos delegados como eles são valorizados, mas também lhes dá energia e ajuda-os a se concentrar. Em vez dos sanduíches básicos e batatas fritas, investa em proteínas de boa qualidade, legumes frescos e uma ampla escolha de alimentos bem preparados. Certifique-se de água, chá e café, bem como lanches, estão próximos e abastecidos de modo que eventos não sejam interrompidos com participantes em busca de hidratação essencial ou algo para manter sua concentração.

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