Cases do Programa de Qualidade ABEOC Brasil: Oficina de Eventos

As empresas  de eventos do estado do Ceará também colhem os frutos do Programa de Qualidade ABEOC Brasil, em parceria com o SEBRAE. Exemplo disto são os inúmeros resultados conquistados pela Oficina de Eventos, sediada em Fortaleza, reconhecida pela eficiência em realização de formaturas, eventos promocionais e corporativos.
A participação no Programa de Qualificação em Gestão e Certificação de Empresas de Eventos fomentou diversas renovações no empreendimento e despertou o espírito colaborativo entre a equipe. Entre as principais mudanças está a aplicação de novos indicadores para monitoramento de resultados e processos, cujo acompanhamento ao longo do tempo permitirá que a empresa cresça de forma progressiva e supervisionada.

Equipe Oficina de Eventos

Um dos pontos altos da reformulação pela qual a empresa tem passado é a incorporação do conceito de brandsense (brand = marca + sense = sentido – “os sentidos da marca”). Atenta ao perfil dos clientes e disposta a diferenciar o atendimento, a Oficina de Eventos decidiu inovar a forma de se comunicar com os clientes e desenvolveu uma atmosfera sensorial. Uma essência aromaterápica foi especialmente escolhida para perfumar a recepção, a sede da empresa passou a ser decorada de acordo com as datas comemorativas e uma trilha sonora foi cuidadosamente selecionada para identificar o clima alegre e otimista da empresa.
Sobre o aspecto conceitual do negócio, a Oficina de Eventos passou a se posicionar como uma empresa de soluções em marketing, além de intensificar a promoção dos serviços prestados no mercado de formaturas e eventos. Consultorias, assessoria de imprensa, materiais e brindes de divulgação personalizados, mídias digitais e ações de relacionamento são alguns dos recursos disponíveis para tal.
A partir do envolvimento no Programa de Qualidade ABEOC Brasil, a Oficina de Eventos apostou numa gestão mais democrática e integralizada. Confiante no potencial e talento da equipe, focou em ações de reconhecimento e aproximação dos funcionários, fazendo com que todos se familiarizassem com as práticas e políticas da empresa, em especial os gestores. Os processos passaram a ser esmiuçados e monitorados criteriosamente, o que facilita a análise da produtividade da equipe e o retorno de satisfação dos clientes. Além disto, todos os funcionários estão mais envolvidos e preparados para sugerir mudanças de estratégias.
Um colaborador está particularmente encarregado de garantir excelência ao relacionamento com o cliente, através de análises minuciosas dos relatórios de satisfação, pesquisa ativa por meio da ouvidoria e ações de aproximação. Todos os registros de reclamação ou elogios são contabilizados e recebem feedbacks rápidos com soluções específicas. O mesmo ocorre com os fornecedores e parceiros. Um Manual de Seleção, Qualificação e Avaliação de Fornecedores estabelece critérios de avaliação com relatórios semestrais. Quem se destaca recebe uma declaração de qualidade, que serve como atestado de capacidade técnica, e é convidado a participar de seminários para debater soluções inovadoras.
O setor de Recursos Humanos passou a ser melhor explorado e reconhecido. Gestão de pessoal, planos de benefícios, organização de treinamentos e sistemas de avaliação receberam atenção diferenciada. A partir disto, foram desenvolvidos e implementados manuais de boas práticas, entre eles o Manual de Gestão de Pessoas, que determina as responsabilidades de cada setor, estimula a integração entre os colaboradores, gerencia o crescimento individual dos funcionários, analisa o índice de desligamentos e rotatividade entre a equipe, entre outros aspectos. “A implantação destas práticas foi essencial para a melhoria do clima organizacional, do padrão de exigência geral e para a evolução de determinadas atividades da empresa”, avalia a diretora da Oficina de Eventos, Gabrielle Nobre.
Para coroar todo este novo momento, a estrutura da empresa passou por reforma. Os espaços físicos foram melhor setorizados, a copa passou por ampliação e as cores das salas foram modernizadas. Além disto, está sendo implementado um sistema próprio de gerenciamento de serviços e atividades, o que já resulta em aumento da produtividade. Também foi readequada a rede interna de segurança de informações.
Ação social Oficina de Eventos

Campanhas internas advertem contra o desperdício de papel, água e energia elétrica. Placas informativas sobre sustentabilidade foram fixadas por toda a empresa. São realizadas ainda ações sociais, com doação de equipamentos e donativos, contribuições mensais e momentos de lazer entre a equipe e entidades selecionadas.
A Oficina de Eventos atua no planejamento, organização e produção de formaturas e eventos corporativos, promocionais, técnico-científicos, esportivos e sociais em todo o estado do Ceará. Com quase 20 anos de atividade e certificação do SEBRAE/CE, desde 2010, a empresa conta com 26 profissionais experientes e motivados, focados na superação de expectativas em todo processo de realização dos eventos.

Programa de Qualidade ABEOC BRASIL e SEBRAE

A Oficina de Eventos é uma das mais de duzentas empresas que participam do Programa de Qualidade ABEOC Brasil – Qualificação em Gestão e Certificação de Empresas de Eventos, uma parceria com o SEBRAE nacional e apoio da Confederação Nacional do Comércio de Bens, Serviços e Turismo (CNC) e da Federação Brasileira de Hospedagem e Alimentação (FBHA). O Programa oferece uma série estruturada de oficinas e palestras de capacitação, além de consultoria direta para aprimoramento da gestão. O lançamento nacional foi realizado em março de 2013. Após o módulo de capacitação, o Programa também prevê a certificação através do Selo de Qualidade ABEOC Brasil, a partir de agosto de 2014, com auditorias da ABNT (Associação Brasileira de Normas Técnicas).
Este case faz parte da série “Cases de Qualidade” que está apresentando exemplos de melhorias e avanços obtidos por algumas das 243 empresas de 12 Estados que participam do Programa de Qualidade ABEOC Brasil em parceria com o SEBRAE.

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