[Por Vinicius Aguiari*, City Marketing Manager da Eventioz]
Organizadores de eventos que desejam aperfeiçoar a experiência de seus eventos podem recorrer aos tablets. O uso das pranchetas eletrônicas – seja iPad, Android ou Windows Phone – torna mais sofisticada a interação com o usuário, além de ampliar o caráter digital de seu evento. A seguir, listamos algumas formas que os tablets podem ser utilizados:

1. Dar as boas-vindas aos participantes e orientar
Disponibilizar tablets com informações sobre o evento, um mapa e mensagem de boas-vindas logo após o check-in do evento pode ser uma maneira atenciosa de recepcionar os participantes e repassar informações, como a programação, localização etc.
O número de dispositivos necessários pode variar de acordo com o número de participantes e o fluxo de entrada. Para eventos pequenos, de até 150 participantes e com fluxo cadenciado, dois tablets na entrada podem ser suficientes.
Caso seu evento seja grande e irá ter picos durante o check-in dos participantes (o mais comum), o ideal é utilizar um número maior. Em seguida, deixe os tablets disponíveis para consulta dos participantes sempre que necessário.
2. Coletar informações e fazer pesquisas
Tablets podem ser usados para fazer pesquisas de opinião de satisfação sobre o evento e também sobre produtos. Para isso, basta instalar um app específico, como o e-Bope ou o Qualtrics, ou disponibilizar a pesquisa a partir de um serviço como o SurveyMonkey, o Discovery ou Google Form. Outra alternativa é desenvolver um app próprio para a função.
3. Fazer o credenciamento:
Como dispositivos móveis, os tablets podem ser utilizados para realizar o credenciamento e o check-in dos participantes cadastrados. Para isso, bastam estarem equipados com os apps utilizados pelos organizadores e conectados à internet.
Com o Eventioz Entry Manager, por exemplo, o organizador pode credenciar os participantes rapidamente, ler os QR Code das inscrições dos participantes usando a câmera do dispositivo, inscrever novos participantes, localizar um participante pelo nome, controlar o fluxo etc.
4. Exibir conteúdo e campanhas
Quer exibir fotos de novos produtos, campanhas ou apresentações? Faça o upload do conteúdo nos tablets e deixe que os participantes interaja com ele. Para isso, distribua os tablets em totens ou bancadas instaladas em pontos estratégicos do evento, como a sala do coffee-break, halls ou espaços de convivência.
5. Nas mãos dos participantes
Caso você esteja a fim de impressionar seus participantes, é possível oferecer um tablet para cada um deles. Hoje, existem empresas que fazem o aluguel dos equipamentos para eventos. Nesse caso, o indicado é desenvolver e disponibilizar um app próprio com conteúdo relacionado, programação, informações sobre palestrantes etc.
Dica:
Uma forma de conseguir tablets para o seu evento com custo baixo é por meio de parceria com as empresas fabricantes. Contate o departamento de marketing das companhias e procure saber quais delas estão lançando produtos e realizando campanhas. Positivo, Samsung, Panasonic, LG, CCE, Dell, HP, entre outras, são algumas das companhias que possuem linhas de equipamentos e atuam no Brasil.
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Sobre a Eventioz
Fundada em 2008, em Mendoza, na Argentina, a Eventioz é uma plataforma de gerenciamento de eventos e venda de ingressos online, oferecendo uma ferramenta “one-stop-shop” para criar web-site, divulgar e agilizar o processo de credenciamento, entre outras funcionalidades.
Direcionada a todas as pessoas e instituições que organizem eventos, a Eventioz já auxiliou mais 15 mil organizadores a criar, promover e vender ingressos para cerca de 20.000 eventos, nos quais participaram de 20 a 10.000 pessoas.
A companhia está presente na Argentina, Brasil, Chile, Colômbia, México e Peru, com planos de expandir para toda a América Latina. Em setembro de 2013, a Eventbrite, principal plataforma on-line de gerenciamento de eventos do EUA, anunciou a aquisição da empresa.