Tecnologia lançada na Rio+20 inova na gestão de viagens para megaeventos

[Por Revista Eventos, 14/06/2012]
A Terramar, operadora oficial da Rio+20, e a Via Company, empresa especializada em soluções web, criaram o SIM, inovador e exclusivo Sistema Integrado de Monitoria de reservas hoteleiras, que permite atender sob medida, de maneira ágil e segura, organizadores e participantes dos chamados megaeventos.
Com mais de 50 módulos gerenciais e 750 usuários logados simultaneamente no Sistema, os gestores da “Terramar Central de Reservas Rio+20” podem visualizar pela internet, em tempo real e de acordo com os níveis de acesso e segurança prévia e estrategicamente definidos, dados atualizados dos rooming lists de hospedagem.
“O SIM nos possibilita monitorar a ocupação gerada pelos integrantes das mais de 180 delegações internacionais e de mais 300 corporações, para as quais reservamos hospedagens sob medida na Rio+20, envolvendo 209 hotéis”, explica Rogério Frizzi, diretor Comercial da Terramar.
As delegação dos países e as corporações atendidas pela Terramar no evento receberam login e senha que permitem a elas, pela internet, realizar o autopreenchimento dos dados cadastrais indispensáveis à hospedagem e incluir informações individualizadas que complementam o perfil dos respectivos hóspedes em rooming list personalizados. A base de dados especifica as datas de check-in e check-out, os períodos de hospedagem e outras particularidades de cada hóspede, por apartamentos ou suítes, de categoriais diversas, possibilitando que sejam feitas atualizações automáticas e que individualizam o status das reservas.
Com o SIM, cada elo da cadeia – o organizador do evento, a operadora, os hotéis, os grupos de hóspedes formados pelas delegações ou corporações atendidas – visualiza um relatório gerencial específico e adequado às suas necessidades, favorecendo a gestão dos processos inerentes a todas as etapas dos serviços demandados.
“No caso da Rio+20, o governo, as corporações, os clientes finais [hóspedes], os hotéis e a própria operadora visualizam automaticamente a atualização das informações necessárias e autorizadas para que exerçam suas respectivas atribuições da melhor maneira possível”, explicam Cesar Rabello e Thiago Capovilla Macioni, diretores da Via Company e responsáveis pelo desenvolvimento da solução.
Segundo Frizzi, a experiência que a Terramar acumula no atendimento ao mercado de eventos e viagens, a lazer e a negócios, há mais de 12 anos, permitiu conceber e desenvolver a solução de TI em tempo recorde. “A segurança do Sistema garante precisão e transparência às informações, em todas as etapas do processo de atendimento da demanda, o que permite contribuir com o controle de qualidade dos serviços prestados, avaliados de acordo com parâmetros que são previamente acordados com o cliente”, ressalta o executivo da operadora.
Apoio Embratur – Ontem, dia 13, Flávio Dino, presidente da Embratur, conferiu pessoalmente as funcionalidades do sistema, designando a formação de uma força tarefa de apoio às tratativas diplomáticas com as embaixadas do países participantes do evento, no sentido de garantir que todas as delegações informem todos os dados cadastrais necessários ao preenchimento de seus respectivos rooming lists. ‘Como estamos atendendo a um público de perfil diferenciado, com hábitos culturais diversos, mediante a eventual ausência de alguma informação na base de dados, os técnicos da Embratur podem entrar em ação e desempenhar um papel de apoio no contato diplomático, garantindo agilidade no preenchimento de todos os campos da planilha”, informa Frizzi.
“A rigor, o apoio da Embratur complementa uma força-tarefa que mobiliza o Ministério das Relações Exteriores, Itamaraty, a maioria absoluta da hotelaria carioca e todos que sinceramente empenham esforços para garantir o sucesso do evento e a boa imagem do Destino Brasil, como palco ideal à realização de megaeventos”, complementa Frizzi.
Com o investimento realizado pela Terramar no desenvolvimento da solução inédita no Brasil, a operadora oficial da Rio+20 inaugura um serviço diferenciado de gestão de viagens para atender organizadores de outros megaeventos. “Agora abrimos mercado para a Terramar atender qualquer tipo de evento, seja esportivo ou não, no qual esteja envolvido grande número de hóspedes e meios de hospedagens”, conclui o empresário.
Sobre a Terramar – Fundada em 1999, sob o comando do empresário Rogério Frizzi, a operadora Terramar reúne em seu portfólio serviços prestados para empresas de diferentes ramos e portes, tais como: Fundação Itaú Social, Volkswagem, Goodyear, Casas Pernambucanas, Correios, SESI – Serviço Social da Indústria. Atuar com excelência, agregando valor às marcas de seus clientes por meio de soluções criativas, gerando resultados eficazes com o melhor custo-benefício: essa é a missão que incentiva o Grupo Terramar Turismo & Eventos conceber, planejar e executar projetos sob medida e que encantam pessoas físicas e jurídicas nas áreas de agenciamento de viagens, realização de eventos, reserva de hospedagens e cruzeiros marítimos, atraindo e mantendo crescente a sua carteira de clientes no âmbito da iniciativa privada e do setor público. A Terramar foi licitada como operadora oficial da Rio+20 por atender todas as qualificações técnicas exigidas no edital do Itamaray , inclusive pelo fato de ter anteriormente realizado eventos com a participação de chefes de estado, como as Olimpíadas da Língua Portuguesa, em 2009. Durante a Rio+20, o Grupo Terramar mobiliza uma equipe profissional formada por 122 profissionais para atender o evento.